出欠期限が決まっていて、それに間に合わないときでも、相談すれば運営はギリギリまで待ってくれるもの。
「○月○日○時まで待ってください」と相談すればいいだけ。

期限が過ぎてるのに、ただの保留は欠席扱いで人数に入れてないわ。