>>894
単なるメモだと行政文書にならん場合が多いね

://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/sankou2.pdf
職員が起案の下書きをしている段階のメモも、
一般的には行政文書には当たらないが、当該メモに行政
機関における法律立案の基礎となった国政上の重要な事項に係る
意思決定が記録されている場合などについては、
行政文書として適切に保存すべきである。